Archivage et Gestion électronique des documents

Nos équipes d’experts vous proposent un accompagnement dans toutes les étapes de votre projet de gestion documentaire pour en garantir la réussite.

À l’heure du tout numérique, le papier fait encore de la résistance. Obligation légale pour les entreprises, l’archivage est une nécessité également pour garder en mémoire et réutiliser des documents anciens pour faire face aux besoins de la vie quotidienne de l’entreprise (anciens contrats avec des clients ou fournisseurs, conflits avec un ex salarié, contrôles administratifs…). Il convient de mettre tout en œuvre pour répondre aux besoins d’archivage auxquels doit faire face l’entreprise. 3ivision vous propose des solutions pour organiser et optimiser votre archivage matériel et électronique des documents.

Notre proposition consiste à vous accompagner dans la mise en œuvre d’une salle d’archivage et d’une gestion électronique des documents.

Salle d’archivage

L’archivage des documents est une donnée incontournable pour toute entreprise. Même si cela a un coût (immobilisation des locaux à des fins non productives, tenue et mise à jour des archives…) parfois élevé. Aussi, pour faire face à cela, il n’y pas d’autres choix que de bien organiser sa salle d’archives et optimiser son archivage afin de réduire ces coûts obligatoires.

Vous avez un certain nombre de documents, sous forme matérielle, en papier, à conserver sur des périodes plus ou moins longues. Il convient, sous peine de voir ces documents précieux tomber en poussière avant l’heure, d’installer une salle d’archives, de préférence dans un endroit tempéré (18 °C), à l’abri, autant que possible, de la lumière et de l’humidité. En disposant d’un local répondant à ces principales conditions, l’entreprise part sur de bonnes bases.

Vous allez maintenant pouvoir classer, ranger, protéger, organiser et retrouver facilement vos documents.

Vous aurez dorénavant recours aux rayonnages, étagères, armoires de rangement, classeurs et dossiers reliés.

Gestion électronique des documents

Nous vous proposons 3ivisionGed, une solution de Gestion Electronique de Documents ou gestion documentaire. 3ivisionGed propose de nombreux connecteurs avec les principaux logiciels ERP du marché. 3ivisionGed vous offre ainsi une vision 360 sur l’ensemble des dossiers. 3ivisionGed est un logiciel de GED et de gestion du contenu « Full Web », qui propose des interfaces fluides et intuitives. Le principe fonctionnel de 3ivisionGed est de reproduire le classement des armoires papiers, ainsi, les utilisateurs s’adaptent facilement à son utilisation. Ce système de classement par armoires, proposé par la solution 3ivisionGed facilite la mise en œuvre des différents plans de classements au sein de votre organisation.

LES DIFFÉRENTES FONCTIONNALITÉS DE LA GED 3ivisionGED

CAPTURE

Pilotage des scanners A4/A3 de production toutes marques (pilotes ISIS/TWAIN) et des connecteurs numériques connectés (Connecteur Ecopy), gestion intégrée des fichiers bureautiques Microsoft, open office, importation/archivage e-mails + pièces jointes.

CLASSEMENT ET INDEXATION

Classement automatique par code-barres, assistant indexation et classement, gestion des bannettes, indexation plein texte par OCR de zone, classement hiérarchisé et thèmes, dictionnaire de mots clés (listes déroulantes).

RECHERCHE

Recherche par étiquette, thème, mot de clé, montant, adresse, date…Recherche plein texte et sur plan de classement hiérarchisé.

SÉCURITÉ ET ACCÈS

L’accès au logiciel se fait par un login et mot de passe; une interconnexion avec votre LDAP/AD est faite si vous le désirez.

TRAÇABILITÉ

Gestion de traçabilité et des versions dans le respect des normes en vigueur.

OUTIL COLLABORATIF

Le travail collaboratif est facilité par l’utilisation d’outils simples comme la visionneuse intelligente qui permet d’annoter les documents image; 3ivisionGed permet aussi la mise en place de « portefeuille documentaire » qui permet de notifier un acteur de toute modification apportée aux documents dont il a la responsabilité. Enfin, le module de workflow documentaire permet de modéliser les processus documentaires de l’entreprise, de les implémenter dans la solution et de les piloter de façon fine au moyen de tableaux de bord.